Terminbuchungstool
Mit einem Terminbuchungstool ermöglichen Sie Ihren Kunden, Termine einfach, jederzeit und ohne Rückfragen online zu buchen. Gleichzeitig können auch Sie während eines Telefonats oder direkt danach in derselben Oberfläche die Daten Ihres Kunden eingeben und selbst einen Termin eintragen.
Verfügbare Zeiten werden automatisch angezeigt, Termine sofort eingetragen und Bestätigungen automatisch versendet. Kunden erhalten nach der Buchung eine E-Mail-Bestätigung sowie auf Wunsch automatische Erinnerungen, zum Beispiel einen Tag vorher per E-Mail und zusätzlich wenige Stunden vor dem Termin per SMS. Die Inhalte dieser Nachrichten können individuell angepasst werden.
Beispiele und Referenzen
Wir nutzen für unsere Agentur ein einfaches Terminbuchungstool, wo sowohl Kundentermine als auch interne Meetings schnell und unkompliziert eingetragen werden können. Eine passender Termin wird ausgewählt, die Gesprächsdauer festgelegt und der jeweilige Callpartner wird hinzugefügt. Der Termin wird dann automatisch gesperrt für die Zeit, die eingebucht ist, damit auch intern keine Terminüberschreitungen passieren können. Gleichzeitig wird der eingetragene Termin sofort in unser Kalenderprogramm übertragen. Bei Video Calls wird zudem der Zoom-Link hinzugefügt, sodass man mit nur einem Klick in den Termin einsteigen kann.
Die Oberfläche kann auch in eine bestehende Website einfach eingebettet werden, wenn die Kunden die Termine selbst buchen sollen. Andernfalls nutzen Sie die Oberfläche z.B. während eines Telefonats und buchen den Kunden ein.
Außerdem können Zahlungen für Termine eingezogen werden. Wenn der Kunde absagen oder verschieben muss, kann er das über einen Link in der Bestätigungsmail tun und gleich einen neuen Termin anhand Ihres Terminkalenders auswählen. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand bei der erneuten Terminvereinbarung.
HÄUFIGE FRAGEN
Was bringt mir ein Terminbuchungstool im Alltag konkret?
Kunden können Termine jederzeit selbst online buchen – ohne E-Mail-Pingpong oder Rückfragen. Und auch Sie als Unternehmer können schnell während einem Telefoant Termine vereinbaren ohne Ihren Kalender bei der Hand zu haben.Termine werden automatisch eingetragen, bestätigt und im Kalender blockiert. Das spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet Ihr Team spürbar. Zudem werden automatisch Terminbestätigungen sowie -erinnerungen versendet, wodurch vermieden wird, dass Termine von Ihren Kunden vergessen/übersehen werden.
Erhalten Kunden eine Terminbestätigung und Erinnerungen?
Ja. Nach der Buchung erhält der Kunde automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Zusätzlich können Erinnerungen eingerichtet werden, zum Beispiel eine E-Mail-Erinnerung einen Tag vor dem Termin sowie eine SMS-Erinnerung wenige Stunden davor. Die Inhalte dieser Erinnerungen können individuell angepasst und je nach Kundenwunsch frei formuliert werden.
Wie läuft die Terminbuchung für meine Kunden ab?
Kunden sehen die verfügbaren Zeiten, wählen einen passenden Termin und erhalten sofort eine Terminbestätigung. Der Termin wird automatisch in Ihrem Kalender eingetragen und für diese Zeit gesperrt, sodass es zu keinen Überschneidungen kommt. Kurz vor dem Termin erhält der Kunde dann auch noch eine Erinnerung, wann der Termin stattfindet.
Lässt sich das Terminbuchungstool an meine Abläufe anpassen?
Ja. Buchungszeiten, Dauer, verfügbare Termine und zuständige Ansprechpartner können individuell definiert werden. So passt sich das Tool Ihrem Unternehmen an.
Was passiert nach der Buchung intern?
Der Termin wird automatisch in Ihr Kalenderprogramm übertragen. Zusätzlich können Callpartner per E-Mail eingeladen werden, sodass alle Beteiligten sofort informiert sind, den Termin im Überblick haben und bei Videocalls beispielsweise gleich einsteigen können.
Für welche Unternehmen ist ein Terminbuchungstool besonders sinnvoll?
Das Tool eignet sich für alle Unternehmen, die regelmäßig Termine vereinbaren – etwa für Beratungsgespräche, Calls oder Dienstleistungen vor Ort. Besonders dann, wenn Terminabstimmungen aktuell viel Zeit kosten oder unübersichtlich sind. Das Terminbuchungstool kann auch nur intern genutzt werden, beispielsweisen bei großen Firmen.
